Ако попитаме финансов директор дали знае каква е цената на една фактура, той уверено ще отговори с „Да“. Истината обаче е, че често някои разходи остават „скрити“. При това те са най-трудно изчислими и при това често са големи.

Директните разходи лесно се идентифицират и оттам лесно се изчисляват. Индиректните разходи се идентифицират по-трудно и тяхната стойност не е константа, но все пак могат да бъдат оразмерени.

Но при правилно направените решения за електронно фактуриране скрити разходи не трябва да съществуват.

Директни разходи включват:

· Подготовка на файла и принтиране на фактурите

· Закупуване на пликове и процес по изпращане

· Физическа доставка (пощенски и куриерски разходи)

Най-голямото перо от тези разходи е физическата доставка на фактурите. Една компания, чийто бизнес е например „превод и легализация“, изпраща фактура за превод на 2 страници на стойност 27,00 лв. до свой контрагент.

Издателят на фактурата трябва да заплати 2,80 лв. за доставка на фактурата (по текущите цени за пощенска услуга в рамките на града). Останалата стойност на фактурата зависи от цената на пликовете, времето, необходимо за подготовка и др., но като цяло тя ще добави още стотинки, към така или иначе оскъпената фактура.

Времето за създаване на фактурата се увеличава многократно, когато същите се създават „на кочан“. Всъщност, учудващо е колко много компании все още пишат фактури „на кочан“ в XXI век, при все че разполагат с компютър и интернет.

Автоматично, ако тази компания използваше дори най-лесният вариант на електронно фактуриране, с въвеждане на данни директно в сайта на услугата, тя щеше да реализира няколко основни предимства:

· Първо времето за създаване ще се намали, тъй като в онлайн въвеждането се поддържа база данни с клиенти, стоки и услуги.

· Второто предимство, също измеримо на момента, щеше да е доставката на фактурата, която е 10 пъти по-евтина.

· Третото предимство е свързано с електронния архив, които е наличен, както за издателя, така и за получателя на фактурата.

Вторият тип разходи са т.нар. индиректни разходи. Те се характеризират с това, че са пряко зависими от обема на издаваните фактури. Тези разходи са свързани с времето, прекарано в отговори на спорове по фактури, счетоводни и реконсилиращи дейности, изгубени фактури и архивиране.

Този тип разходи зависят до голяма степен от обема на издаваните фактури. Проучвания показват, че при месечен оборот от над 500 фактури, е необходимо един служител във фирмата да е зает с дейности по издаване на фактури, изпращане на фактури и срещане на издадените фактури с получените плащания.

За Финансовия директор това би трябвало да означава една заплата само за извършване на тези дейности. В електронния си вариант този процес може да се сведе до няколко минути на ден. Ако приемем, че средно един оперативен счетоводител взема заплата от 600-800 лв. (в големите градове), към това число трябва да добавим и разходите за осигуровки. Виждаме, че цената на една фактура при гореспоменатия обем, автоматично се оскъпява с над 2 лв. За съжаление на финансовите директори, разходите не се изчерпват с това.

И така стигаме до скритите разходи. Това са разходи върху които фирмата няма контрол и в същото време е много трудно да бъдат изчислени. Такива идват от грешки във фактурите, загуба на клиенти поради проблеми с фактурите, неосигуряване на достатъчно ефективни канали за плащане, пропуснати възможности за насочване на усилия на служители в други дейности, а не в издаването на фактури, пропуснати възможности за по-бързо получаване на плащания, търсене в архив при одити.

Както се вижда, скритите разходи се изчисляват трудно. Често дори е невъзможно да ги изчислим. Лошата новина е, че тези разходи могат да повлияят негативно на общите приходи на фирмата, или в обратния случай да повлияят положително на общите приходи с до 15%.

Най-силно засегнати са малките и средни по големина предприятия, при които по-големите разходи за фактуриране могат да доведат до сериозна загуба на конкурентно предимство. Това предимство е способността да следят и контролират своите разходи, като в същото време останат гъвкави и иновативни.

Електронното фактуриране е едно решение, което ще доведе до положителна промяна в работата на фирмата, като в същото време ще спести пари, които могат да стимулират служителите под формата на бонуси по време на криза.

За повече информация, посетете www.efaktura.bg.