До 60% разходи за поддръжката на офис може да спестят на бизнеса услуги като "виртуален офис" или "фокусни точки", които се предлага все по-активно напоследък.

Това звучи примамливо не само на фона на кризата, заради когато фирмите се чудят как да свият харчовете си за секретарки, наеми и поддръжка на принтерите. Да имаш свой човек, който да вдига телефона от твое име и да препраща пощата, е страхотно решение на проблема и за компаниите, които желаят да привличат клиенти от чужбина, но не могат да си позволят да отворят офис в Лондон, Франкфурт или Париж, например.

Фокусните точки пък са вариант да ползваш под наем скъпа техника и комуникации, както и опита на други предприемачи в уреждането на административни въпроси.

Услугата с виртуалните офиси е измислена в началото на 90-те години и до толкова се е усъвършенствала в наши дни, че виртуалното и реалното понякога се преплитат. Така например, има възможност една и съща зала да бъде ползвана по график като място за срещи и конференции от няколко различни фирми, чиито табелки стоят на входа на дадена бизнес сграда.

Катерина Ману, регионален представител на Регус за България.

Може ли да ни обясните какво са виртуалните офиси и от кога съществуват като бизнес възможност?

Първо, моля да ми позволите да представя Regus. Ние ръководим над 1 100 бизнес центъра в повече от 58 държави, като предлагаме напълно оборудвани и обслужвани офиси, секретарски услуги, зали за срещи и обучения. Също така сме най-голямата мрежа за публични видео конферентни зали. Всичко това днес служи на над повече от 800 000 клиента на ден.

А на въпроса ви, един виртуален офис дава на дадена компания бизнес адрес и местен телефонен номер в държавата, в която иска да предлага услугите си. Получава обслужване на телефонните обаждания, получената поща и тяхното препредаване. За това има наши оператори, които отговарят от името на компанията, след което обаждането незабавно се прехвърля към мобилен или домашен телефон на клиента, според инструкциите.

Виртуалните офиси са много подходящи за тези, които искат да навлязат на нови пазари с ниски разходи и при по-нисък риск.

От колко време съществува този бизнес на пазара?

Ако трябва да погледна отново през опита на Regus, компанията ни е създадена през 1989 г., когато Марк Диксън стартира първият такъв център в Брюксел. Няколко години по-късно, през 1992 г., виртуалните офиси започват да стават наистина популярни.

Вие първите в света ли сте, които предлагат подобна възможност?

Със сигурност сме между първите, които го предлагат по организиран начин и на повече от едно място.

Може ли да кажете дали сега, в тази криза, има много компании, които предпочитат да затворят реалните си офиси и да отворят виртуални или няма директна връзка между двете?

Не бих казала, че има директна връзка между тези неща. Има много компании, които търсят услугата виртуален офис, защото сега стартират бизнеса си, навлизат на нови пазари. Говоря включително и за интернационални компании, така че не бих свързала виртуалните офиси само със компании, които са в затруднение и затварят бизнеса си.

Колко компании като вашата, оперират в момента в света?

Трябва да призная, че няма конкретна статистика за този пазар, било то в България или в световен мащаб. Аз мога да говоря само от името на нашата компания и със сигурност мога да кажа, че това е развиващ се бизнес и търсенето е голямо.
 
А какво ще кажете за българския пазар? Българският бизнес познава ли възможностите, които вие предлагате?

През последните 3 години българските компании показват все по-нарастващ интерес към виртуалните офиси. Нашият бизнес център в София вече има повече от 50 клиента.

А имате ли чуждестранни клиенти ,които искат да си отворят виртуален офис в България?

Измежду тези 50 клиента, за които споменах, някои са интернационални компании, например Dell, Adacom, SAP. Има и местни компании и сдружения, като например фондацията Искам Бебе.

Регистрирате ли интерес от страна на чужди компании, например от Китай или Япония, които искат да си открият виртуален офис в София, например?

Интерес има от страна на компании от всички сфери на бизнеса, но най-вече от фармацевтичния сектор, финансите и търговията. Като държави, от които регистрираме интерес, ще изброя  САЩ, Великобритания, Германия, Гърция и Австрия. 

Колко по-евтино е да имаш виртуален офис?

Цените са различни за различните държави, така че не мога да дам конкретен отговор, но при всички положения един виртуален офис е предимство за корпоративния имидж. Той може да намали разходите за наем и поддръжка с до 60%.

Вие в момента говорите от Атина, нали?

Да.

Нека предположим, че искам да си открия виртуален офис в Атина. Колко ще ми струва на месец? Да кажем, че искам само някой да отговаря на телефона ми и да приема съобщения и  получената поща.

Това варира според мястото, на което искате да имате офис. В Атина ние имаме две различни локации, но нека кажем, че средно на месец това би ви струвало около 100 евро.

Кои са най-предпочитаните държави за отваряне на такива виртуални офиси?

Отново зависи, но в България компаниите проявяват най-голям интерес към Русия, Германия, Великобритания и също към съседните държави като Гърция, Турция и Румъния.

Имате ли статистика за това колко хора по света работят в тази индустрия на виртуалните офиси?

Не разполагам с такива данни.

А колко хора работят за вашата компания, като цяло и в България?

В нашата компания има над 6 000 служители по целия сват. В България екипът ни е от 6 човека, като част от дейностите са изнесени към външни компании.

Само, за да изясним модела, по който работите, Regus собственик ли е на сградите по света, в които предлага виртуални офиси?

Зависи, но със сигурност ако не сме собственик, се стремим да сме дългосрочен наемател.

Кирил Желязков, Българска стопанска камара

Българската стопанска камара има проект, който дава възможност на нейните членове да спестяват от разходите си за офиси. Бихте ли разказали малко повече за него и така наречените "фокусни точки"?

Още преди две години когато изпълнявахме проект по Оперативна програма Административен капацитет ние разработихме платформа за съвместна работа. Това е един фрагмент от популярното cloud computing. По своята същност представлява мрежа от няколко, макар и условно наречени, консултантски центрове в страната. Чрез тях дадохме възможност на колегите да ползват виртуалното пространство, за да изпълняват съвместни задачи.

Ще ви дам и нагледен пример. Представете си, че вие, господин Данев и аз имаме за задача да съгласуваме помежду си и да подготвим една информация. За съжаление, вие в момента се намирате в София, господин Данев е в Брюксел, а аз съм Рио де Жанейро. Разстоянието губи смисъл за нас, защото ние можем да работим в която и да е точка на света, стига да имаме достъп до интернет.

Добре, но това като функционалност го предлагат безплатни програми като Skype. Навярно вашата платформа е по-усъвършенствана? Може би има служители, които могат да вършат работата на няколко фирми едновременно?

Вижте, това не съществува физически. То съществува само в един сървър , който имаме в стопанската камера. Той дава възможност за достъп на огромен брой клиенти. В момента можем да включим 8 млн. клиенти. И сега има достатъчно добри възможности това да се използва и разширява.

Какво носи на фирмите изнасянето на част от офис-функционалностите във виртуалното пространство?

Това е изключително полезно от гледна точка на конкурентоспособността на фирмите, независимо дали говорим за едноличен търговец или акционерно дружество.

Освен това се пестят между 20 и 40% разходи. Представяте ли си в условията на криза какво означава това за фирмите?